NewFormat logo

OpenFormat logo
Ingår i NewFormat AB portal
Swedish Flag   UK Flag
OpenFormat     Produkter och tjänster     Erbjudanden / Kampanjer / Priser     Guider och datablad
Kontaktformulär     Hem/NewFormat


Våra lösningar baseras på
beprövad, tillförlitlig och högtillgänglig programvara.

NewFormat AB utsedd återförsäljare och partner i
Norden (Sverige, Danmark, Finland, Island, Norge)
och
Baltikum (Estland, Lettland, Litauen)
av ledande PDF-teknik från callas software GmBH.




callas software - Logo

Vi löser PDF-problem
callas software gör det enklare att hantera komplexa PDF-utmaningar

Lösningar för prepress, print, publicering och dokumenthantering




Guide till lösningar från callas software

callas software pluggins för Adobe Acrobat
förbättrar och utökar inbyggd basfunktionalitet i Adobe Acrobat.

callas softwares lösningar används av
arkiv, designers, medieförlag, reklambyråer, tryckerier, förpackningsindusti, m.fl.,
för att skapa, producera och distribuera digitalt material
under optimala produktionsförhållanden.

De olika programvarorna från callas software erbjuder ett omfattande utbud av
funktionalitet och är enkelt användbara i många olika delar av ett arbetsflöde.

För att belysa några av de möjliga användningsområdena för dessa verktyg
återges på denna webbsida en översikt över några vanligt förekommande
kravställningar och hur de kan mötas med hjälp av programvara från callas software.

callas software pdfaPilot - Logo callas software pdfToolbox - Logo callas software pdfChip - Logo
callas software pdfGoHTML - Logo callas software License Server - Logo callas software pdfDPartner - Logo

(Klicka på respektive ikon för mer detaljerad produktinformation)

Alla lösningar från callas software stöder ISO-standarden PDF 2.0!


callas software information och allmänna villor - Popup-fönster








Lösningar från callas sofware


callas software - Logo



Nedladdning - Ikon
Prova utan kostnad
callas pdfChip / pdfGoHTML / pdfaPilot / pdfToolbox / License Server / pdfDPartner


(Du kommer då att bli ombedd att fylla i ett kontaktformulär.
För att hjälpa oss att identifiera din nedladdning av programvaran och ge dig vårt stöd,
ber vi dig ange koden NewFormat i formulärfältet som heter Preferred Reseller).



    Fånga problemen tidigt - Preflight för en problemfri produktion

callas software - Preflight med callas pdfToolbox för en problemfri produktion - Bild

Typiska problem i inkommande tryckunderlag / PDF-filer



1. Kontroll och korrigering av PDF-document / Preflight



0. Introduktion till preflight

    Preflight - Vad är det?

    Preflight (teknisk kvalitetskontroll) är processen att kontrollera om
    dokument är lämpliga för den avsedda användningen.

    Preflight

    • är inte begränsat till tryckt material

    • är olika för olika arbetsflöden

    När bör man utföra preflight?
    • i alla viktiga processteg i arbetsflödet,

    • vid stora förändringar av arbetsflödet,

    • så många gånger som möjligt, och där det är meningsfullt

    • Rekommenderade tillfällen för preflight:
      • när man skapar nya dokument

      • efter generering/export till PDF

      • vid arbetsflödesförändringar:
        • om man tar emot externa filer

        • innan man sänder filer till annat arbetsflöde

    Preflight-standarder och -profiler
    • en standard eller specifikation definierar vad en PDF bör och inte bör göra

    • en preflight-profil implementerar en sådan standard i
      programvara för att rapportera om:
      • information: saker du vill känna till

      • varningar: saker som kan utgöra ett problem

      • fel: saker som definitivt kommer att utgöra ett problem

    Detektera vs åtgärda (fixa)
    • Programvaruverktyg
      (såsom callas pdfToolbox, callas pdfaPilot eller Adobe Preflight) kan ofta:
      • upptäcka problem (preflight), och

      • åtgärda (fixa) problem

    • Varför åtgärda?
      • ofta snabbare att åtgärda

      • den som gjorde filen kanske inte vet hur man åtgärdar problemet

    • Vad skall åtgärdas?
      • saker som bör åtgärdas

      • saker som det är säkert att åtgärda

      • saker där följdverkan av åtgärden är känd och hanterbar

      • vissa saker kan inte åtgärdas (t.ex. för låg bildupplösning)

      • vissa saker bör inte åtgärdas automatiskt,
        utan att problemet har undersökts noggrannare

    Använd befintliga standarder och profiler för preflight
PDF - ISO 32000 är i sig en standard- Bild

Figur: PDF - ISO 32000 är i sig en standard


PDF Substandarder för speciellt bruk - PDF/A, PDF/X, PDF/UA - Bild

Figur: PDF-substandarder för speciellt bruk
PDF/A, PDF/X, PDF/UA,...

Blogg: En översikt över PDF-standarder


Kan en PDF samtidigt uppfylla PDF/A, PDF/X och PDF/UA?

PDF/A and PDF/UA Intersecting Standards - Illustration

PDF-standarder utesluter inte varandra


Ett PDF-dokument kan samtidigt vara kompatibel med flera standarder,
exempelvis både PDF/UA och PDF/A, både PDF/A och PDF/X,
samt alla tre av PDF/UA och PDF/A och PDF/X.

Praktiskt användningsfall: Långtidsarkivering av en tillgänglig PDF.
En tillgänglig PDF skall alltid uppfylla PDF/UA.
För långtidsarkivering av denna tillgängliga PDF
krävs även att PDF-dokumentet uppfyller PDF/A-2a;
således både PDF/UA och PDF/A-2a
(en fil som endast uppfyller PDF/A-2b kan ej samtidigt uppfylla PDF/UA).


Preflight av egna arbetsflöden med ISO & GWG
preflight-standarder och preflight-profiler i
callas pdfToolbox och callas pdfaPilot
sparar tid och minimerar kostnader.

ISO & GWG standardder och profiler - Bild

Figur: ISO & GWG standarder och profiler för preflight
ingår i callas pdfToolbox och callas pdfaPilot




1a. Preflight av PDF-filer

    Preflight av PDF-filer utföres för att kontrollera PDF-dokument
    med avseende på om de är lämpliga för användning för
    tryck, publicering, långtidsarkivering eller för annat syfte.

    Med callas software preflight-teknik medger både manuell
    och/eller helautomatisk kvalitetskontroll.

    Som ett bevis på kvaliteten och tillförlitligheten hos callas softwares
    preflight-motor kan nämnas att den är licensierad av Adobe och
    används i Adobe Acrobat preflight-plug-in.
    Läs mer här nedan om hur du kan utföra preflight på
    dina PDF-dokument på olika sätt.


    Det hela börjar med en profil

    Hörnstenen i all kvalitetskontroll som görs med en programvara
    från callas software är en "preflight-profil".

    En profil är en samling av de kontroller som du vill göra på ett
    PDF-dokument och (eventuellt) de problem du vill åtgärda med en preflight.

    För att kunna utföra preflight på dina PDF-dokument måste du antingen
    välja en fördefinierad preflight-profil (en av de som ingår i programvaran)
    eller skapa din egen profil.

    De fördefinierade profiler som tillhandahålls av
    callas software ingår i följande kategorier:

    • Profiler enligt PDF-standarder såsom PDF/X, PDF/A, PDF/VT och fler.

    • Profiler som utför PDF-specifikationer från branschorganisationer
      såsom Ghent Workgroup och PDF/X-Ready.

    • Andra exempel och demo profiler.

    callas pdfToolbox Profil-fönster - Bild

    Figur 1: pdfToolbox profil-fönster visar ISO-standardprofiler



    Manuell preflight

    PDF-dokument kan inspekteras manuellt med
    pdfToolbox Desktop eller pdfaPilot Desktop.

    Båda programvarorna fungerar antingen som en plugin till
    Adobe Acrobat eller som fristående tillämpningar.

    Preflight av dokument är lätt att utföra:
    öppna PDF-filen som du vill kontrollera,
    välja rätt preflight-profil i "Profile / Profiler"-fönstret och
    tryck därefter på någon av knapparna
    "Analyze / Analysera" eller "Analyze and fix / Analysera och åtgärda".

    callas pdfToolbox Preflight-resultat för en utförd PDF/X-1a profil - Bilde

    Figur 2: Preflight-resultat för en utförd PDF/X-1a profil

    Efter en utförd manuell preflight dyker "Resultat"-fönstret upp och
    visar en lista med information, varningar och fel.


    Användning av bevakade mappar (hot folders) till preflight

    I många arbetsflöden är det mer effektivt att anordna automatiserad preflight;
    i stället för att öppna varje PDF-fil individuellt, används en bevakad mapp (hot folder).
    Alla PDF-dokument som lagras i den mappen plockas automatiskt upp för preflight.
    Resultaten flyttas till fördefinierade mappar.

    callas pdfToolbox uppsättning av bevakad folder - Bild

    Figur 3: En bevakad installationsmapp används i
    pdfToolbox Server för att skapa PDF/X-4-filer


    pdfToolbox Server och pdfaPilot Server
    använder bevakade foldrar för automatisering av arbetsflöden.

    Varje skapat jobb definierar en indatamapp
    (den bevakade mappen där PDF-filer plockas upp från)
    och utdatamappar för filer utan fel, filer med fel,
    filer med varningar och så vidare.
    Den preflight-profil som valts i jobbet definierar vilka kontroller och
    åtgärder ("fixar") som kommer att utföras på de bearbetade filerna.


    Integrerad preflight

    Oftast är det mest effektiva sättet att göra preflight av PDF-filer
    att göra det som en integrerad del i en större lösning,
    såsom en leveransportal eller web-to-print-lösning.
    callas software erbjuder både en kommandoradslösning och
    en verklig SDK för att stödja detta.

    • Kommandoradsintegration
    • pdfToolbox CLI och pdfaPilot CLI

      är kommandoradstillämpningar som kan startas från
      en terminal eller kommandofönstret, men typiskt startas
      de från tillämpningen eller skriptet de är integrerade med.

      Dessa versioner av callas software tillämpningar stöder alla
      preflight-möjligheter och kan automatiskt generera detaljerade
      rapporter (i PDF eller XML) för närmare integration.


    • Användning av SDK
    • pdfToolbox SDK och pdfaPilot SDK

      är lösningar som ger integration på en biblioteksnivå.

      SDK innehåller de nödvändiga biblioteken, rubriker, dokumentation och exempel
      för att nära integrera preflight i en egen C, C ++, Java eller NET-miljö.

      Integrering av preflight genom användning av SDK kräver utvecklingsresurser,
      men ger den närmaste integreringen med egna tillämpningar i slutändan.




1b. Rapportering av identifierade preflight-fel - Preflight-rapporter

    Syftet med preflight eller teknisk kvalitetskontroll är att ta
    reda på om ett PDF-dokument är lämplig för utskrift eller arkivering
    (eller något annat ändamål).

    För detta görs en preflight av PDF-dokumentet med en specifik
    preflight-profil och en efterföljande granskning av slutresultatet.


    pdfToolbox och pdfaPilot

    erbjuder en rad av alternativ för att visa resultaten som preflight-rapporter;
    där de olika typerna av rapporter typiskt används för olika ändamål.


    Klassiska PDF-rapporter
    Kommenterad rapport, transparensmaskrapport, och lagerrapport.

    Tre former av PDF-rapporter visar preflight-resulten i en fast layout;
    de använder olika tekniker för att tydliggöra vilka objekt som orsakade
    särskilda fel eller varningar.

    Rapporterna är vanliga PDF-dokument som kan öppnas i alla PDF-läsare
    (t.ex. Adobe Acrobat eller Apple Preview).
    Det gör denna typ av rapporter är idealiska för att skicka till slutkunder
    för att förklara för dem vilka fel de måste rätta till.


      Översikt

      Var och en av dessa rapporter kan eventuellt inledas med en översiktsida;
      denna sida sammanfattar information om det kontrollerade ("preflighted") dokumentet,
      den miljö där det kontrollerades och innehåller även en lista över fel och varningar.

    callas pdfToolbox Preflight felrapport - Bild

    Figur 1: Översiktsida för en preflight-rapport


      Kommenterad rapport

      Denna typ av rapport använder kommentarer (även kallade anteckningar)
      för att markera de objekt som orsakar en viss typ av fel.

      Efter översiktssidan, följer det ytterligare sidor som är
      en kopia av dokumentet som kontrollerats.

      Dessa sidor har gula kommentarer ovanpå objekt som orsakar
      varningar och röda kommentarer för objekt som orsakar fel.

    callas pdfToolbox kommenterad preflight-rapport - bild

    Figur 2: En kommenterad preflight-rapport

      Varje kommentar visar både namn och beskrivning av preflight-fel eller
      -varning som utlöste det; det gör det enkelt för kunderna att se var
      objektet var felaktigt och varför det var fel.


      Transparensmaskrapport

      Transparensmaskrapporten använder en kombination av transparenta objekt
      och lagerhantering för att markera problemobjekt i ett PDF-dokument.

      Rapporten fungerar bara i PDF-läsare som stöder lager
      (t.ex. Adobe Acrobat eller Adobe Reader) och inte i läsare
      som saknar detta stöd (som Apple Preview).

    callas pdfToolbox Preflight Transparensmaskpreflight-rapport - Bild

    Figur 3: Transparensmaskpreflight-rapport


      Lagerrapport

      Lagerrapporten placerar objekt med ett särskilt problem i en egen lagervy;
      detta gör det möjligt att växla mellan lagervyer för att se alla objekt som
      orsakar ett särskilt problem.

      Eftersom rapporten även lägger till bakgrundslager kan man enkelt se
      problemobjekt på olikfärgade bakgrunder
      (vilket är speciellt bra för att exempelvis tydligt visa vita objekt).

      Rapporten fungerar bara i PDF-läsare som stöder lagerhantering
      (t.ex. Adobe Acrobat eller Adobe Reader) men inte i läsare som
      saknar detta stöd (såsom Apple Preview).

    callas pdfToolbox lagerpreflight-rapport - Bild

    Figur 4: En lagerpreflight-rapport visar genomskinliga objekt
    på en annorlunda färgad bakgrund


    Anpassningsbara PDF-rapporter

    Alla de klassiska PDF-rapporter är statiska,
    i den meningen att man inte kan ändra layout,
    färger eller text av preflight rapporter.

    I vissa miljöer är det bra, men ofta vore det trevligare att
    kunna ändra vissa aspekter av en preflight rapport
    - särskilt om rapporten skall används för extern kommunikation.

    Den anpassningsbara PDF-rapporten skapades specifikt för att
    tillåta anpassning av hur preflight-rapporten ser ut och upplevs.
    Denna rapporttyp är baserad på en HTML-mall (med stöd av CSS och JavaScript)
    och eftersom man kan skapa sina egna mallar, är det lätt att ändra färger,
    ändra eller lägga till egna logotyper eller utsmyckningar och
    även ändra vilken text som visas.

    När en mycket enklare och anpassad preflight-rapport behövs för att
    kommunicera med kunder är den anpassade PDF-rapporten
    det bästa sättet att åstadkomma detta...

    callas pdfToolbox Anpassningsbar PDF-rapport som ingår i pdfToolbox - Bild

    Figur 5: Anpassningsbar PDF-rapport som ingår i pdfToolbox


    callas pdfToolbox En anpassad PDF-rapport baserad på en modifierad mall - Bild

    Figur 6: En anpassad PDF-rapport baserad på en modifierad mall

    I den modifierade rapporten ovan ändrades logotyper,
    färgen på bakgrundselement ändrades från röd till lila
    och även olika delar av texten har ändrades.
    Naturligtvis är mycket större förändringar möjliga att göra
    så länge man har viss kunskap om HTML och/eller JavaScript.


    XML-rapporter

    PDF-rapporter är användbara för att ge feedback till interna användare
    eller externa kunder, men när en automatiserad process är inblandad är
    PDF ofta ett mindre lämpligt format.

    Av just den anledningen har pdfToolbox och pdfaPilot stöd
    för att generera en XML-rapport som resultatet av preflight.

    XML-filen innehåller all den information som finns i PDF-rapporter
    (och mycket, mycket mer) och den är självklart bäst lämplig för att tolkas
    av automatiserade processer eller skripts längre fram i arbetsflödet.

    Vill du visa preflight-resultat inbäddade i en webbplats?
    Skriv lite PHP-kod för att tolka preflight-rapporten
    - det är allt som behövs.

    Har du redan ett automatiserat arbetsflöde baseat på FileTrain eller Switch?
    Länka då in XML-preflight-rapporten och du kan basera ytterligare
    beslut på informationen i XML-rapporten.


    Flera rapporttyper från en och samma preflight-körning

    Ingen begränsning till bara en typ av rapport.

    Alla automatiserade versioner av pdfToolbox eller pdfaPilot kan
    generera flera rapporttyper från en och samma preflight-körning.

    Detta gör det bekvämt att konfigurer ett arbetsflöde där

    • en PDF-rapport skickas till en kund/användare och

    • en XML-rapport används som indata till en databas eller
      andra jobbhanteringssystem.



1c. Visuell inspektion av PDF-filer

    En av de största styrkorna i pdfToolbox är möjligheten att göra preflight på
    PDF-dokument och att returnera en detaljerad förteckning över alla fel och
    varningar i PDF-dokumenten. Men i vissa fall är svaret "godkänd" eller
    "icke godkänd" helt enkelt ett inte tillräckligt detaljerat svar.

    Då gör visualiseringsfunktionen i pdfToolbox (och i pdfaPilot)
    det enkelt att visuellt inspektera en PDF-fil.


    Tryckfärgstäckning (Ink coverage)

    Det kanske bästa exemplet på fall där visualiseringsfunktionen bevisar sitt värde är
    när en preflight-kontroll säger att ett PDF-dokument använder för mycket tryckfärg.

    callas pdfToolbox/pdfaPilot Visualizer Ink Coverage - Bild

    Figur 1: Visualiseringsfunktionen visar färgtäckning för ett PDF-dokument

    Tryckfärgtäckningsläget i visualiseringsfunktionen lägger en grå mask
    över PDF-dokumentet markerar de områden i dokumentfilen som når över
    en viss angiven tröskelnivå med ljusa färger:
    gult för små överskridanden, via rött till lila för allvarliga överskridanden.

    Detta ger dig en omedelbar uppfattning om hur allvarligt färgtäckningsproblemet är
    och hjälper till att avgöra om filen fortfarande kan skrivas ut eller inte.


    Separationer

    I de fall där man tvivlar på om en fil kommer att separeras på rätt sätt,
    eller om man bara vill undersöka färgblandning eller övertryck av vissa delar
    är visualiseringsfunktionen användbar.

    Man kan då välja mellan ett antal olika förhandsvisningslägen för att
    visa enskilda separationer, visa enbart processeparationer,
    vis enbart dekorfärgseparationer och mycket mer.

    callas pdfToolbox/pdfaPilot Visualizer Individual Separations - Bild

    Figur 2: Visualiseringsfunktionen visar enbart cyan-separationen

    Vid förhandsgranskning av separationer visar pdfToolbox
    även den totala tryckfärgsmängden för separationer
    (i procent av trimmruteyta och i kvadratcentimeter).

    Denna information kan naturligtvis användas för kostnadsberäkningar.


    Säkerhetszon

    Med pdfToolbox och pdfaPilot kan preflight utföras
    för att finna ut om objekt har tillräckliga utfall.

    Detta är återigen ett område där man med visuell inspektion
    ofta kan bestämma mer exakt om ett dokument i själva verket är
    lämpligt för tryckning eller inte.

    Visualiseringsfunktionen har ett "säkerhetszonsläge" där
    antingen sidgräns eller utfallsarea markeras.
    Dessa funktioner kan vara till stor hjälp för att hjälpa till att
    bedöma ett visst PDF-dokuments status.

    callas pdfToolbox/pdfaPilot Visualizer Safety Zones - Bild

    Figur 3: Förhandsgranskning av utfallsarea med visualiseringsfunktionen




1d. Arbeta med färg i pdfToolbox

    Problem med felaktiga färgrymder och färger är ett mycket vanligt
    problem vid grafiska arbetsflöden och pdfToolbox erbjuder en hel del
    funktioner inom detta område för att lösa denna typ av problem.


    Preflight

    Först av allt, pdfToolbox stöder naturligtvis fullt ut preflight av färg.

    I en preflight-profil är det möjligt att kontrollera användningen av RGB,
    dekorfärg, kalibrerade färgrymder (såsom ICC-baserade färgrymder),
    använd utdatametod ("output intent") och mycket mer. En komplett lösning
    för att se till att den färg som återges faktiskt blir den som önskas.


    Färgkonvertering med ICC-profiler

    Den vanligaste färgkonverteringen är ett med ICC-profiler.
    Utgående från ICC-profiler för källa och destination,
    konverterar färgmotorn alla färger från källa till destination.

    pdfToolbox Desktop har en dedikerad Switchboard-funktion
    för denna typ av färgomvandling.

    callas pdfToolbox Color Conversion with ICC Profiles - Bild

    Figur 1: "Process conversion-flik i pdfToolbox Switchboard

    Man kan ange vilken typ av fil som skall konverteras,
    vilka färger som skall konverteras (i exemplet allt kommer att
    konverteras med undantag av dekorfärger) och vad målet är.
    En manuell eller interaktiv omvandling som självklart även kan
    automatiseras med pdfToolbox Server/CLI/SDK.

    callas pdfToolbox Color Conversion - Fixup to Convert All Colors to ISOCotedv2 - Bild

    Figur 2: Fixup-funktion för att konvertera alla färger till ISOCoatedv2

    Fixup-funktionen “Convert colors” används för färgkonvertering.
    Den kan konfigureras exakt som man vill och sedan ingå i en preflight-profil.

    En sådan preflight-profil kan exekveras i alla
    pdfToolbox-verktyg (Desktop, Server, CLI och SDK).



    Färgkonvertering med DeviceLink-profiler

    pdfToolbox stöder även färgkonvertering med DeviceLink-profiler.

    Vid konvertering från CMYK till CMYK eller för särskild bearbetning,
    såsom TAC-reduktion eller för att spara tryckfärg, ger färgkonvertering
    baserad på DeviceLink-profiler ett bättre resultat.

    Se även callas software blog om: Why DeviceLink profiles should interest you.


    • Manuell användning av DeviceLink-profiler
    • I pdfToolbox Desktop Switchboard, under "Color groups" finns
      funktionen "DeviceLink conversion".
      Här kan önskad DeviceLink-profil väljas, vilka objekt den skall
      exekveras på och vilken färgrymd som man vill konvertera.

callas pdfToolbox DeviceLink Conversion - Bild

Figur 3: DeviceLink-konvertering i pdfToolbox Switchboard


    • Automatisk användning av DeviceLink-profiler
    • För automatiserade arbetsflöden finns fixup-funktion för
      färgkonvertering med DeviceLink-profiler.

callas pdfToolbox TAC Reduction Using a Fixup - Bild

Figur 4: Fixup-funktion för TAC-reducering

      Fixup-exemplet visar TAC-reduktion av
      PDF-filer med DeviceLink-profiler från ColorLogic


    • Hur får man tillgång till DeviceLink-profiler
    • pdfToolbox kan användas för att tillämpa DeviceLink-profiler på PDF-dokument,
      men innehåller ingen profilredigerare eller stöd för att skapa DeviceLink-profiler.

      För att kunna utnyttja möjligheterna med DeviceLink-funktionalitet behövs
      färdiga DeviceLink-profiler och det finns ett antal alternativ för detta:

      • Man kan använda de DeviceLink-profiler som ingår i tillvalsalternativet
        DeviceLink för pdfToolbox vilken är en separat beställningsbar produkt
        som innehåller en lista över viktiga DeviceLink-profiler,
        främst inriktade på att konvertera mellan standarder
        (t.ex. mellan SWOP och ISOCoated).

      • Man kan även använda sina egna DeviceLink-profiler.
        Det finns olika verktyg som CoPrA från ColorLogic för att skapa DeviceLink-profiler.
        Vad som är viktigt är att se till att dessa profiler är öppna eller olåsta
        så att de är användbara i pdfToolbox.

      • Man kan köpa ett DeviceLink-profiler från en annan leverantör.
        En sådan produkt innehåller förgjorda DeviceLink-profiler som
        skapats av den leverantören. Ett bra exempel på en sådan leverantör
        är ColorLogic som säljer ett brett sortiment av DeviceLink-profiler som
        inkluderar möjligheten att konvertera mellan standarder, att utföra
        TAC-reduktioner eller i fall då man behöver minska åtgången av tryckfärg.

    Hantering av dekorfärger (spot colors)

    Ändra eller borttagning av dekorfärger är en annan vanlig fråga och
    pdfToolbox erbjuder ett brett utbud av funktioner för hantering av dekorfärger.

    pdfToolbox Desktop erbjuder manuell/interaktiv hantering av
    dekorfärger i ett PDF-dokument.

callas pdfToolbox Working with Spot Colors in the Switchboard - Bild

Figur 5: Hantering av dekorfärger i pdfToolbox Switchboard

    För varje dekorfärg finns möjlighet att ändra namnet,
    ange alternativ färgrymd och värden, mappa den till en processfärg eller
    annan dekorfärg eller helt enkelt konvertera den till CMYK.

    I ett automatiserat arbetsflöde finns en fixup-funktion för att
    mappa dekorfärger eller konvertera dem till CMYK.
    Fixup-funktionen “Map spot and process colors” gör det möjligt
    att mappa dekorfärger eller konvertera dem till CMYK.

callas pdfToolbox Remapping Spot Color Using a Fixup - Bild

Figur 6: Ommappning av dekorfärger med
fixup-funktionen “Map spot and process colors”


    Åtgärder för vanliga färgproblem

    I praktiken finns det också ett antal vanligt förekommande färgproblem som
    nte hanteras med någon av de ovanstående färgkonverteringsmetoderna.
    Ett exempel är att korrigera fyra färger svart ("four color black")
    vilket visas i fixup-funktionen nedan.

callas pdfToolbox - Fixup to Convert 4C Black to Real Black - Bild

Figur 7: Exampel på användning av
fixup-funktionen "Correct 4C Black" till verklig svart


    Med pdfToolbox kan alla vanliga färgproblem korrigeras, bland annat:

    • Konvertera fyra färger svart till verklig svart

    • Konvertera färg "All" (separation svart) till riktiga CMYK-svart

    • Konvertera rik svart till verklig svart eller vice versa

    • Inställning av svarta eller grå objekt för övertryck och vita objekt för "knockout"

    • ...

    Vilka av dessa korrigeringar som är lämpliga i ett arbetsflöde
    är ett beslut som måste tas i varje fall.
    pdfToolbox har all funktionalitet som krävs och som gör det enkelt
    att genomföra alla nödvändiga korrigeringar i PDF-dokument!




2. Förberedande av dokument inför arkivering



2a. Skapande av arkivfärdiga PDF-filer

    Mer och mer är PDF/A (ISO-standarden för långtidsarkivering av PDF-dokument)
    det filformat som väljs och används för att arkivera dokumenthandlingar.

    pdfaPilot är expert- och allround-verktyget för att skapa
    digitala arkivfärdiga PDF/A-dokument;
    Nedan beskrives standarder som stöds och hur man använder dem.


    Olika versioner och utföranden av PDF/A-standarden

    De första frågorna att ställa sig när man tänker skapa PDF/A-dokument är vanligtvis
    vilken version och utföranden av standarden som skall användas.

    Den fullständiga listan att välja ur är följande:

    • PDF/A-1a, PDF/A-1b

    • PDF/A-2a, PDF/A-2b, PDF/A-2u

    • PDF/A-3a, PDF/A-3b, PDF/A-3u

      Versioner och utföranden

      PDF/A-1 den tillåter dock inte modernare PDF-funktionalitet såsom
      transparens och komprimeringsformer för bilder och lager (skikt).

      PDF/A-2 utökade stödet för dessa modernare funktioner och öppnade
      också upp möjligheten att lagra andra PDF/A-filer inuti en PDF/A-2 fil
      (dvs, tillåter en PDF/A-2 för att bete sig lite som ett litet arkiv).

      PDF/A-3 är den allra senaste utökningen och öppnar nya möjligheter
      för att lagra alla filer inuti en PDF/A-3 fil.
      Det medför att e-postbilagor kan lagras i sitt ursprungliga källformat
      inuti det arkiverade e-postmeddelandet eller att elektroniska fakturor i
      PDF/A-3 format även inkluderar fakturauppgifter inbäddade i XML-format.


      Utföranden

      Utförande "b" eller "basic" fokuserar helt på visuell reproduktion;
      det enda som räknas är att kunna se dokumentet på skärm eller att kunna
      skriva ut det precis med samma utseende som när det stoppades in i arkivet.

      Utförande "a" eller "avancerad" lägger till ytterligare krav.
      Texten måste vara inbäddade på ett sådant sätt att den lätt kan extraheras
      (innebörden måste vara tydlig, inte bara det visuella utseendet),
      bilder måste ha alternativ text i samband med dem (åter igen för att
      göra innebörden klar) och alla strukturelement i PDF/A måste
      märkas upp (för att kunna skilja mellan olika rubriknivåer, brödtext,
      sökbara stycken och tabeller osv).

      Utförande "u" eller "Unicode" är ett utförande någonstans mellan "b" och "a".
      Det är främst inriktad på visuell reproduktion, men kräver att all text
      lätt kan extraheras eller är sökbar.


      Vilken PDF/A-standard ska man använda?

      Det beror mycket på typen av dokument som skall arkiveras och
      vilka funktioner man vill aktivera i e-arkivet.

      Tänk på att det är mycket lättare att skapa en "b" PDF/A-fil än en "a" PDF/A-fil
      (på grund av alla de ytterligare kraven).

      En god nyhet är att pdfaPilot stödjer alla versioner och alla
      varianter av standarden, vilket ger total frihet att välja just den
      PDF/A-standard som man behöver för sitt e-arkiv.


    Interaktiv verifiering eller konvertering till PDF/A

    pdfaPilot Desktop erbjuder olika sätt att kontrollera att en PDF-fil
    uppfyller en viss PDF/A-version och olika sätt att konvertera
    (eller försök att konvertera) en PDF-fil till önskad PDF/A-version.

    Det enklaste sättet är dock funktionen "PDF/A med ett klick" (“PDF/A in one click”).

    callas pdfToolbox - PDF/A in One-Click Window  - Bild

    Figur 1: Funktionen "PDF/A med ett klick" ("The PDF/A in one click")
    i pdfaPilot Desktop

    Med åtgärdsknappen (knappen med kugghjulsikonen i det övre högra hörnet)
    väljes önskad PDF/A-version och utförande ("b" / "a" / "U") som man vill arbeta med.

    Fönstret erbjuder två knappar, en knapp för att kontrollera hur väl en PDF-fil uppfyller
    vald PDF/A-standard, och en knapp för att konvertera PDF-filen till denna standard.

    Genom att använda ställa in "pdfaPilot-preferenser", kan man välja om man vill
    aktivera reservmetoder ("fallback") om ordinarie omvandling till PDF/A misslyckas.


    Nödfallsmetoder (fallback methods) för konvertering

    Nödfallskonverteringsmetoder används när pdfaPilot har försökt konvertera
    till PDF/A och konverteringen av någon anledning ej lyckats.

    Som en nödfallsmetod kan man då försöka:

    • Konvertera hela dokumentet till Postscript och sedan tillbaka till PDF.
    • Detta tvingar fram en rad nyare PDF-funktioner som konverteras
      till äldre funktioner och PDF-filen skrivs om från början,
      vilket ibland rättar till problemen.


    • Konvertera problemsidor till bilder.
    • Om vissa specifika sidor har problem kommer pdfaPilot att
      konvertera bara de sidorna till bilder och infoga dem i PDF-filen
      i stället för de ursprungliga sidorna.


    • Konvertera alla sidor till bilder.
    • Om inget annat fungerar kan pdfaPilot skapa ett helt nytt PDF-dokument
      och infoga en bildversion av alla sidorna i den ursprungliga PDF-filen
      i det nya PDF-dokumentet i ett sista försök att åtgärda de problem
      som finns i det ursprungliga PDF-dokumentet.


    Naturligtvis tar dessa nödfallsmetoder tid och kan ofta innebära
    en försämring i kvalitet för dokumenten som skall arkiveras.

    Ett beslut måste tas i varje fall om man vill använda dessa metoder.
    För besvärliga dokument som absolut måste arkiveras finns det dock ibland
    inte något annat val än att konvertera dem enligt dessa nödfallsmetoder.


    Automatiserad verifiering

    I de flesta fall är volymen av filer som ska arkiveras i ett e-arkiv enorm;
    pdfaPilot Server kan enkelt hantera sådana volymer och bearbeta
    PDF-dokument i en automaticerad process.

    callas pdfaPilot Server Job Setup Window - To Automaticly Convert to PDF/A-1b - Bild

    Figur 2: Ett pdfaPilot jobb för automatisk konvertering till PDF/A-1b

    Med pdfaPilot Server kan man skapa jobb för automatisk behandling
    där varje jobb har en bevakad indatamapp ("watched folder"),
    en tillhörande verifierings-/konverteringsprofil
    och ett antal definierade utdatamappar.

    Alla filer som placeras i den bevakade mappen plockas
    automatiskt upp och bearbetas enligt den valda profilen.

    Resultatet placeras i en utdatamapp för lyckade konverteringar
    eller i en felmapp beroende på behandlingsresultatet.


    Integrerad preflight

    Ofta är det mest effektiva sättet att verifiera eller kontrollera PDF-filer
    att integrera bearbetningen i en större lösning såsom en webbportal
    eller dokumenthanteringssystem.

    Med pdfaPilot kan integrationen göras med
    en kommandoradslösning (CLI) eller en SDK-lösning.

    • Kommandoradsintegration (CLI)
    • pdfaPilot CLI är en kommandoradstillämpning som kan startas från ett
      terminal- eller kommandofönster, men som typiskt exekveras från en
      tillämpning eller det script som det är interegrat i.

      pdfaPilot CLI stöder all PDF/A-funktionalitet och kan automatiskt generera
      detaljerade rapporter (i PDF- eller XML) för ytterligare automatisering.


    • Integration med SDK (Software Development Kit)
    • pdfaPilot SDK är en lösning som ger integration på biblioteksnivå.
      SDK innehåller de nödvändiga biblioteken, rubriker, dokumentation och kodexempel
      för att närmare integrera PDF/A-stöd i en C, C ++, Java eller NET-program.

      Detta kräver utvecklingsresurser,
      men resulterar samtidigt i den allra närmaste integrationen.




2b. Arkivering av e-post med bilagor

    E-post är idag en integrerad del av regelbunden affärskommunikation.
    Det finns även lagar och bestämmelser som anger att e-post måste
    arkiveras precis som alla andra affärsdokument.

    pdfaPilot stöder fullt ut både manuell/interaktiv och automatisk e-arkivering.


    Konverteringsmekanismer

    pdfaPilot integreras inte i inkommande eller utgående e-postservrar för att göra sitt jobb.
    Istället omvandlar pdfaPilot e-postmeddelanden i MSG- eller EML-format
    (de två mest spridda e-filformaten) till PDF eller PDF/A-dokument.

    Denna konvertering (omvandling) kan göras interaktivt i pdfaPilot Desktop eller
    via bevakade mappar ("hot folders") i pdfaPilot Server eller integreras i andra
    lösningar med pdfaPilot CLI och pdfaPilot SDK.


    Konverteringar som stöds

    Beroende på typ av e-post och typ av önskad konvertering erbjuder pdfaPilot
    olika konverteringsmöjligheter. Alla valmöjligheter visas i pdfaPilot Switchboard
    med förklaring av varje tillgänglig konverteringstyp.

    callas pdfaPilot Switchboard E-mail to PDF - Bild

    Figur 1: Valmöjligheter i pdfaPilot Switchboard
    för konvertering av e-post till PDF


    Respektive konvertering sker enligt följande:

    • PDF: Bädda in bilagor som original
      - ("PDF: Embed attachments as original").
    • Skapar ett vanligt PDF-dokument och bäddar in eventuella bilagor från
      e-posten i det genererade PDF-dokumentet i sitt ursprungliga format.


    • PDF: Bädda in bilagor som PDF
      - ("PDF: Embed attachments as PDF").
    • Skapar ett vanligt PDF-dokument.
      Om e-posten har bilagor konverteras de till PDF-dokument och
      bäddas in i det genererade PDF-dokumentet.


    • PDF: Bädda in bilagor som original och PDF
      - ("PDF: Embed attachments as original and PDF").
    • Skapar ett vanligt PDF-dokument.
      Om e-posten har bilagor konverteras de till PDF-dokument.
      Resultatet av konverteringen till PDF och de ursprungliga bilagorna
      bäddas in i det genererade PDF-dokumentet.


    • PDF: Lägg till bilagor som ytterligare sidor
      - ("PDF: Add attachments as additional pages").
    • Skapar ett vanligt PDF-dokument.
      Om e-posten har bilagor konverteras de till PDF och bifogas i slutet av
      det konverterade PDF-dokumentet som ytterligare sidor.


    • PDF/A-1: Lägg till bilagor som ytterligare sidor
      - ("PDF/A-1: Add attachments as additional pages").
    • Skapar ett PDF/A-1 dokument.
      Om e-posten har bilagor konverteras de till PDF och bifogas i slutet av
      det konverterade PDF/A-1 dokumentet som ytterligare sidor.

      Detta är det enda tillåtna alternativet för PDF/A-1, eftersom standarden
      PDF/A-1 inte tillåter inbäddade filer (oavsett av vilken typ de är).


    • PDF/A-2: Bädda in bilagor som PDF/A
      - ("PDF/A-2: Embed attachments as PDF/A").
    • Skapar ett PDF/A-2 dokument.
      Om e-posten har bilagor konverteras de till PDF/A-2 dokument och
      inbäddas sedan i det genererade PDF/A-2 dokumentet.


    • PDF/A-2: Lägg till bilagor som ytterligare sidor
      - ("PDF/A-2: Add attachments as additional pages").
    • Skapar ett PDF/A-2 dokument.
      Om e-posten har bilagor konverteras de till PDF och bifogas i slutet av
      det konverterade PDF/A-2 dokumentet som ytterligare sidor.


    • PDF/A-3: Bädda in bilagor som originalet
      - ("PDF/A-3: Embed attachments as original").
    • Skapar ett PDF/A-3 dokument och bäddar in eventuella bilagor från
      e-posten i det genererade PDF/A-3 dokument i sitt ursprungliga format.


    • PDF/A-3: Bädda in bilagor som PDF/A om det är möjligt
      - ("PDF/A-3: Embed attachments as PDF/A if possible").
    • Skapar ett PDF/A-3 dokument.
      Om e-posten har bilagor konverteras de till PDF/A-3 dokument och
      inbäddas i det genererade PDF/A-3 dokumentet.

      Om konvertering till PDF/A är inte möjligt för en viss bifogad fil inbäddas den
      filen i sitt ursprungliga format istället i det genererade PDF/A-3 dokumentet.


    • PDF/A-3: Bädda in bilagor som original och PDF/A
      - ("PDF/A-3: Embed attachments as original and PDF/A").
    • Skapar ett PDF/A-3 dokument.
      Om e-posten har bilagor konverteras de till PDF/A-dokument.
      Resultatet av konverteringen till PDF/A och de ursprungliga bilagorna
      inbäddas i det genererade PDF/A-3 dokumentet.




3. Mer avancerade lösningar
Skapa dynamiska arbetsflöden med hjälp av variabler



3a. Skapa dynamiska arbetsflöden med hjälp av variabler

    De flesta kontroller som man vill utföra på PDF-dokument är generiska:
    färger måste vara korrekta, bildupplösningen måste vara tillräcklig,
    felaktiga PDF-strukturer får inte förekomma och så vidare.
    I dessa fall är det fullt möjligt att skapa en enda preflight-profil som kan
    användas av många olika callas-verktyg eller i många olika arbetsflöden.

    Men ibland är kontroller specifika för ett visst PDF-dokument och
    kan inte enkelt användas för andra PDF-dokument.

    Ett bra exempel på ett sådant fall är om man vill kontrollera
    jobbdimensioner (såsom bredd och höjd).

    Dessa mått kan mycket väl vara olika för varje jobb och det betyder
    att man behöver duplicera jobbprofilen för varje verktyg och
    infoga en särskild dimensionskontroll per verktyg...
    Det låter inte som den bästa idén...


    Naturligtvis har både pdfToolbox och pdfaPilot stöd för
    variabler för dynamisk preflight (medger olika utföranden av
    preflight i respektive verktyg eller för varje kontrollerad PDF-fil).

    Och den bästa nyheten?
    Det är lätt att använda dynamiska variabler i pdfToolbox och pdfaPilot!


    Statisk (reguljär) storleks-/dimensionskontroll

    Kontroll av storleken (dimensionen) för ett PDF-dokument innebär att
    kontrollera höjd och bredd på en sidruta, typiskt trimmruta,
    vilket ger dimensionen för den färdiga sidan. En sådan kontroll kan se ut så här:

    callas pdfToolbox Preflight Static Check Height and Width of the Trimbox - Bild

    Figur 1: Preflight-kontroll av höjden och bredden på trimmruta

    Kontrollen testar bredd och höjd av trimmruta,
    i detta exempel med beaktande av rutans orientering
    (med andra ord, landskap och porträtt är inte utbytbara
    med avseende på denna kontroll).


    Dynamisk (variabel) storleks-/dimensionskontroll

    I fönstret som definierar den statiska kontrollen (ovan)
    syns ett antal orangefärgade ikoner.
    Var och en av dem markerar möjligheten att ange en
    variabel för kontroll av just denna egenskap.
    När man klickar på dem startas variabelredigeraren ("variable editor"):

    callas pdfToolbox Preflight Check - The Variable Editor - Bild

    Figur 2: Variabelredigeraren ("The Variable Editor")


    För att definiera en variabel i en kontroll- eller
    korrigeringsfunktion i pdfToolbox behövs tre saker:

    • "Label":
    • - Visas när kontrollen eller korrigeringen exekveras i pdfToolbox Desktop.


    • "Default value":
    • - Det värde som används när inget särskilt görs under
      exekveringen av kontrollen eller korrigeringen.


    • "Internal Name":
    • - Variabelnamn som kan användas i pdfToolbox Server CLI eller SDK
      för att modifiera vilket värde som faktiskt kommer att
      användas av kontrollen eller korrigeringen.


    För att göra kontrollen helt dynamisk måste invariabler
    anges för trimmrutans bredd och höjd:

    callas pdfToolbox Preflight Dynamic Check Height and Width of the Trimbox - Bild

    Figur 3: Dynamisk kontroll som visar använda variabler

    De mer kryptiska värdena för egenskaperna bredd och höjd tydliggör att det
    faktiskt finns en variabel som är definierad för var och en av dessa egenskaper.
    Det är allt vi behöver definiera i kontrollen för att göra den dynamisk.


    Användning av dynamiska profiler
    • pdfToolbox Server
    • En preflight-profil som innehåller åtminstone en kontroll eller korrigering
      som innehåller variabler kallas en dynamisk preflight-profil.

      Sådana profiler kan väljas i pdfToolbox Server precis på
      samma sätt som en vanlig profil.

      Då kan man ändra vilka värden som ska användas genom att lägga till
      ytterligare CLI-kommandon i jobbfönstret för pdfToolbox Server.

    callas pdfToolbox Server Job Window - Bild

    Figur 4: Jobbfönster för pdfToolbox Server

      Även om ovanstående pdfToolbox Server jobb ser helt normalt ut,
      kan ytterligare CLI parametrar läggas till för inställning av ingående variabler.

      För varje variabeltillägg används formatet: "--setvariable=:"

      • "variable_name" är det symboliska namnet för variabeln som
        den är definierad i kontrollen eller korrigeringen.

      • "new value" är det värde man vill använda i pdfToolbox under preflight.

      Som synes möjliggör detta att man tar en variabel preflight-profil och
      konfigurerar olika jobb, vilka vart och ett kommer att utföra en annan
      preflight-baserad på de "setvariable" kommandon som man
      lagt till i jobbdefinitionen.


    • pdfToolbox CLI och pdfToolbox SDK

      Man kan faktiskt gå ännu längre när man använder
      pdfToolbox CLI eller pdfToolbox SDK.

      Eftersom man där utfärdar kommandon för preflight på varje fil kan man
      faktiskt ändra hur preflight skall göras för varje enskild preflight-körning.

      Om man har en webbportal som kan ange vad kunden beställt är
      det värdefullt om man då kan ändra varje preflight för att matcha
      kontrollerna till vad kunden faktiskt beställt.


    Möjligheter med variabler

    Variabler kan läggas till kontroller och korrigeringar.
    Den enda begränsningen är att kontrollens eller korrigeringens egenskap
    måste ha den lilla orange knappen bredvid sig för att man skall kunna
    definiera en dynamisk variabel.

    Det är även möjligt att välja en kontroll eller korrigering i en profil och
    konfigurera en variabel som kommer att fungera som en switch:

    • ställ den till "1" och kontrollen eller korrigeringen utförs under preflight,

    • ställ den till "0" och den utförs ej.

    Detta gör att man kan skapa profiler som innehåller valfria
    kontroller eller korrigeringar enkelt.
    Genom att ställa in värdet för variablerna man använder till korrekta värden
    säkerställs att kontroller och korrigeringar utförs eller ej utförs...




För mer information kontakta NewFormat


NewFormat AB
Smörblommegränd 14, SE-165 72 Hässelby (Stockholm), Sweden
tel:+46 (0)70 631 53 01

All content © copyright 2008-2021 NewFormat AB. All rights reserved.
All product names, trademarks and registered trademarks
are property of their respective owners.



callas software - Logo
callas software Partner