NewFormat AB

PDF-standarder får världen att fungera

Förstå begreppet "Tillgänglig PDF"

Vad är en tillgänglig PDF?

För att säkerställa att PDF-baserat innehåll är tillgängligt
för personer med funktionsnedsättning eller att det kan
anpassas för olika användningsfall
(till exempel för att läsas på mobila enheter, mobiltelefoner,...),
måste det tillhandahållas i digitalt tillgänglig form.

En tillgänglig PDF innehåller ett osynligt strukturlager,
som liknar HTML, där alla innehållsrelevanta element är
kodade i rätt ordning på ett maskinläsbart sätt och ytterligare
viktig information ingår för förståelse och precis navigering.

Strukturelementen som bygger detta strukturlager,
kallas "PDF-taggar".
Tänk på dem som namnskyltar som fästs på varje innehållselement
och som förmedlar ytterligare information såsom
"Jag är en rubrik på första nivån" eller "Jag är en lista med 3 poster", osv.

PDF-sidvy med relaterade PDF-taggar

Källa: axes4.com

Sådan ytterligare information utgör den väsentliga delen av en tillgänglig PDF.
De gör innehållet maskinläsbart och möjliggör för tekniska hjälpmedel,
till exempel en skärmläsare, att presentera innehållet på lämpligt sätt,
oberoende av den visuella sidvyn.




Viktigt.
Förutsättningen för att arbeta med tillgänglighet för PDF-dokument
är att ditt PDF-dokument redan har en taggstruktur.
Om detta inte är fallet måste du först skapa en PDF med taggar,
antingen genom att konvertera källdokumentet eller med
en PDF-redigerare.




Det finns några grundläggande tekniska krav för tillgängliga PDF-filer som
du enkelt kan kontrollera med ett PDF Accessibility Checker-verktyg (PAC),
såsom:

• axesCheck (webbaserad tjänst)




• PAC 2024 (Windows-pluggin)




• axesPDF (Windows-tillämpning)




För integreration av automatisk kontroll av PDF-filer för tillgänglighet
enligt PDF/UA och W3C/WCAG i system eller programvara som ett REST API,
rekommenderar vi:

• axesSense






Varför är tillgänglig PDF viktigt?

Å ena sidan finns mycket viktig information uteslutande som PDF-innehåll.
PDF är det mest använda filformatet i världen för utbyte av dokument;
vare sig det till exempel gäller rapporter, protokoll, biljetter eller kontoutdrag.

Men de flesta PDF-filer som är tillgängliga hittills har enorma hinder för
personer med funktionsnedsättning eller är otillräckligt förberedda för nutida och
framtida användningsscenarier (mobilt internet, AI, Big Data, till exempel).
Tillgängliga PDF-filer är en lösning på det problemet.

Å andra sidan krävs redan tillgängliga PDF-dokument
enligt lag för många organisationer.
Lagarna utvidgas successivt till andra områden.
EU vill spela en pionjärroll här, eftersom digital integration gör det
möjligt för alla människor att deltaga fullt ut i informationssamhället.

"Många människor vet inte att PDF-filer faktiskt måste vara fria från hinder.
Det finns fortfarande missförstånd,
t.ex. att vissa människor säger att PDF-filer inte är en webbplats,
men det är tydligt, PDF-filer måste vara lika tillgängliga.
Jag skulle vilja förtydliga det."

Michael Wahl,
Head of the German Federal Monitoring Agency for
Accessibility in Information Technology




PDF/UA - ISO-standarden för tillgänglig PDF

ISO-standarden 14289, mer känd som PDF/UA,
där UA står för Universal Access och garanterar
bästa möjliga användarupplevelse för slutanvändare
av det mest använda dokumentformatet i världen.

• Vilka PDF/UA-krav måste valideras?


• Grundläggande krav

Följs de grundläggande reglerna enligt PDF-specifikationen?



• Logisk struktur

Finns det fel i taggträdet som gör innehåll otillgängligt?



• Metadata och inställningar

Har PDF-filen inställningar som begränsar tillgängligheten
eller saknas viktig metadata som krävs för smidig bearbetning?






WCAG - De globala riktlinjerna för tillgängligt webbinnehåll

WCAG (Web Content Accessibility Guidelines)
Level A och AA för en PDF.

• Vilka WCAG-krav måste valideras?


1. Uppfattbart

Kan alla innehållsrelevanta element uppfattas?

Detta inkluderar krav som:

• Är alternativa texter angivna?


• Är kontrastminimum uppfyllt?


• Är det möjligt för programvara att skilja mellan
  innehållsrelevanta och dekorativa element?


• Kan programvaran komma åt alla innehållsrelevanta element?




2. Hanterbart

Finns information, inställningar och mekanismer för att aktivera
navigering och interaktion (till exempel med formulärfält)?

Dessa inkluderar:

• Är titel angiven?


• Är tabulatorordningen inställd för interaktiva element?




3. Begripligt

Kan användare förstå innehållet och användargränssnittet,
även om de till exempel använder talstöd?

Dessa inkluderar:

• Är naturligt språk definierat för alla element?


• Finns det en Unicode-motsvarighet för varje tecken?




4. Robust

Följs de grundläggande reglerna enligt PDF-specifikationen?

Vanliga sätt att skapa tillgängliga PDF-dokument

Det finns tre vanliga sätt att skapa tillgängliga PDF-dokument.
Dessa beror på i vilket format dokumentets innehåll är tillgängligt.




• Direkt, baserat på källformat,
  från MS Word, MS PowerPoint och Adobe InDesign, ...

Om du vill skapa tillgängliga PDF-dokument med programvaror såsom
Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Adobe InDesign, Adobe Acrobat,
eller konvertera ifrån ett strukturerat format såsom HTML eller XML till PDF,
klickar du vanligtvis på den magiska knappen "Skapa PDF".

Om konverteringsprogramvaran gör ett bra jobb skapas det
nödvändiga interna strukturtaggträdet automatiskt med hög kvalitet.
Men alltför ofta är tyvärr kvaliteten på det exporterade taggträdet för låg.

Så förvänta dig inte för mycket.
Endast några få programvaror erbjuder inbyggt stöd för att direkt skapa
högkvalitativa PDF/UA-dokument eller åtminstone med mindre ansträngning.




Lyckligtvis finns det ett bättre sätt att göra det:
Skapa alla tillgänglighetsfunktioner i källfilen och använd en
kompletterande programvara för att konvertera den till tillgänglig PDF
och få ett PDF/UA-kompatibelt dokument på några minuter.

Några pålitliga programvaror:

• För MS Word använd insticksprogrammet:

• axesWord



• För MS PowerPoint använd insticksprogrammet:

• axesSlide



• För Adobe InDesign använd insticksprogrammet:

• axaio MadeToTag

I alla tre fallen ovan får du en tillgänglig PDF/UA-fil,
utan något påtvingat behov av efterjustering
av den exporterade PDF/UA-filen!




• Indirekt, manuellt och baserat på befintlig PDF-fil:

Manuellt från en befintlig PDF-fil.
I princip kan alla PDF-filer göras tillgängliga.
Om den befintliga/äldre källfilen inte längre är tillgänglig,
eller om det skulle ta för lång tid att göra om arbetet i källfilen,
eller om programvaran som används inte gör ett bra konverteringsjobb,
kan du ta PDF-filen utan taggar, vanligtvis en webb-PDF, och omarbeta den.

Fördelar:


• Absolut kontroll över semantiken



Nackdelar:

• Hög ansträngning, kan kräva både kunskap och tid


• Begränsade redigeringsmöjligheter
  (t.ex. kan kontrasten inte justeras)



Under denna process taggar du alla relevanta innehållselement
och adderar ytterligare några tillgänglighetsfunktioner,
såsom alternativa texter till bilder.
För att göra detta behövs en programvara, en PDF-redigerare
som kan skapa och åtgärda/redigera PDF-taggar såsom:

• axesPDF




• Från data / databaser:

Många PDF-dokument, särskilt i automatiserade arbetsflöden,
skapas från levande data/databaser och centrala IT-system.
Ju mer strukturerade data är, desto lättare är det att skapa
tillgängliga PDF-filer i farten i kombination med layoutmallar.

Det finns särskilda programvarulösningar och tjänster
som stöder denna typ av användningsfall,
massgenerering/-konvertering, ibland dem:

• axesFlip




Allmän kommentar för alla fall ovan:

• För en slutlig tillgänglighetsbedömning krävs
  ytterligare kontroller som endast en människa kan utföra;
  till exempel att sekvensen av element är korrekt,
  att taggarna motsvarar den visuellt igenkännbara semantiken,
  eller att alternativa texter på ett adekvat sätt återger
  kärnbudskapet i en bild.

Nya egenskaper och funktionalitet i axes4 programvarulösningar

Se även axes4 blog

Intressant?

• Kontakta NewFormat,
  om axes4 programvaror för att skapa
  PDF/UA-kompatibla dokument med några klick.

Universell tillgänglighet

Programvara och tjänster som gör det enklare att skapa
tillgängliga PDF-dokument (PDF/UA)

Produkter

PDF Accessibility Checker (PAC)

Validera befintliga PDF-filer med avseende på
överensstämmelse med PDF/UA och WCAG

Skapa PDF/UA- och WCAG-kompatibla filer inifrån MS Word

Åtgärda befintliga PDF-filer för överensstämmelse med PDF/UA

Skapa PDF/UA- och WCAG-kompatibla filer inifrån MS PowerPoint

Automatisera konvertering av stora volymer av PDF-dokument
från levande data/databaser och centrala IT-system
till tillgängliga PDF-dokument
enligt PDF/UA och relevanta delar av WCAG 2.1 AA

Validera befintliga PDF-filer med avseende på
överensstämmelse med PDF/UA och WCAG (webbaserad)

Integrera automatisk kontroll av PDF-filer för tillgänglighet
enligt PDF/UA och W3C/WCAG
i system eller programvara som ett REST API

Tjänster

   

(Klicka på önskad tjänst ovan för detaljerad information)

axes4 Support och Service Level Agreement (SLA)

Support och SLA-kontraktet förmedlas av NewFormat AB och
ingås mellan axes4 (produktägare) och slutkund:

axes4 Support Basic
(inkluderat i prenumerationsavgiften)

och

axes4 Service Level Agreement (SLA) med Support Standard
(tillval)